Zgodnie z prawem polskim i unijnym do obowiązków zarządcy infrastruktury należy dopuszczanie do eksploatacji produktów, których dopuszczanie nie należy do zadań UTK, a których stosowanie może mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo ruchu kolejowego. Aby ujednolicić obowiązujące w spółce zasady udzielania tego typu zezwoleń, Biuro Bezpieczeństwa we współpracy z innymi biurami Centrali Spółki przygotowało zunifikowaną procedurę określającą sposób uzyskiwania dopuszczeń przez dostawców określonych systemów, urządzeń oraz ich części zamiennych, materiałów, a także technologii i metod stosowanych na liniach kolejowych zarządzanych przez PLK.

Nowe regulacje dotyczą produktów mających wpływ na poziom bezpieczeństwa zarządzanej sieci, stanowią integralną część dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem, jako procedura SMS-PW-17.

Procedura opisuje dokładnie drogę postępowania, jaką musi przejść dostawca, aby jego produkt mógł uzyskać dopuszczenie do stosowania na zarządzanej przez PLK sieci oraz definiuje zakres odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych. W procedurze określone są również niezbędne dokumenty, których wzory znaleźć można w załącznikach. W załączniku nr 1 umieszczony został również (aktualizowany na bieżąco) wykaz produktów objętych przedmiotową procedurą.